Ce premier jour du mois d’octobre 2024 était consacré à l’accueil des 107 nouveaux personnels administratifs intégrant le rectorat ou l’une des cinq DSDEN de l’académie.

Ce temps fort, dédié exclusivement aux nouveaux arrivants, visait à leur faire découvrir le fonctionnement des services et les outils indispensables aux bonnes pratiques.

Placée sous le signe « des échanges, du partage et de l’ouverture » dixit Bruno Leportier, responsable du service modernisation de l'action publique (SIAMAP) et pilote de cette journée, cette dernière débutait par un accueil chaleureux programmé à 9h15 au cœur du patio du bâtiment administratif (Site Bir Hakeim), autour d’un bon café et de quelques viennoiseries.

Déambulation le matin…

Les estomacs remplis et le cœur léger, on pouvait s’atteler à la présentation de la journée, toujours assurée par Bruno Leportier, non sans avoir auparavant écouté quelques mots d’accueil de Céline Hagopian, secrétaire générale adjointe : « Bienvenue à tous. Cette journée vous est consacrée, vous serez bien accompagnés aujourd’hui et toute l’année pour une prise de fonction la plus efficace possible ».

Le premier temps officiel du jour consistait en une visite des différents services et divisions du rectorat, depuis le sous-sol jusqu’au cinquième étage : SIASSEP, DPA, DIL, DEC, SG, DIVET, DRAREC, DRAFPIC, IA-IPR… Clin d’œil au célèbre égyptologue local, Champollion, qui à défaut de déchiffrer des hiéroglyphes aurait eu fort à faire avec l’énigme des acronymes de l’Éducation nationale.

Répartis en huit groupes hétérogènes, les nouvelles et nouveaux personnels font rapidement connaissance, avant que le parcours fléché et « atypique » au sein des services ne débute. Le hasard nous conduit à suivre le groupe E. Issus de la DSDEN 74, DPE, DBF, DEP ... Chloé, Audrey, Camille, Clara Virginie, Katlyn, Sophie et compagnie se dirigent vers la salle Bastille pour une présentation de la SIASI-DSI (Service interacadémique des systèmes d'information de la région académique Aura-Division des systèmes informatiques). Après un rapide tour de table, Isabelle Joubert, adjointe, se charge des présentations : « 116 personnes composent la division sans compter les prestataires. C’est un Service interacadémique réparti en 5 sous services. Nos missions visent à apporter un service numérique de qualité aux usagers de l'Éducation nationale. Nous gérons 51 000 personnels de l’académie, 1800 postes de services et 220 logiciels métiers. » Le temps défile, une question sur Teams et le Padlet, il est déjà l’heure de conclure : « Nous n’avons pas de slogan pour le service mais les valeurs qui nous animent sont l’esprit d'équipe, la communication, l’expertise, le partage et le sens du service ».

Merci pour l’accueil, direction la DPA (Division du personnel administratif) pour l’acte 2 de ce temps 1 en compagnie de Frédéric Aronica, adjoint : « Nous sommes 26 au total en charge de la gestion administrative et financière des personnels ATSS, les administrateurs, les techniciens, les personnels de santé etc. Nous gérons 5 filières 14 corps et 33 grades, soit 4500 agents y compris ceux qui travaillent dans les universités, les gérés non payés, ou encore les contractuels, sans oublier le traitement des congés maladie, des temps partiels ou encore le cumul d’activités. »

Le jeu des questions réponses s’engage autour des fiches de paye, les gérés non payés, la mobilité intra et inter académique, les opérations d'avancement et le statut des contractuels …

11 h00, le temps imparti est terminé, au tour de la DEP et de la DOS de livrer leurs secrets…

Cette visite matinale enjouée au cœur du site Bir Hakeim aura eu le mérite de faire connaissance avec des personnels très accueillants, résumant avec enthousiasme leur rôle et les modalités de fonctionnement des services.

Forum l’après-midi !

Retour au patio pour la pause sandwiches dès 12h30 avant de traverser le parc Paul Mistral et rejoindre le site Champon, à quelques encablures de là. Si la matinée était exclusivement consacrée à la découverte des services, l’après-midi s’organisait autour de stands et dispositifs plus transversaux, dont certains dédiés au bien-être des personnels. Citons notamment la DBF - actions sociales (Division budgétaire et financière) avec présentation de toutes les aides proposées aux personnels, l’APRG (association des personnels du rectorat qui propose notamment des opérations commerciales ou une restauration à tarifs référentiels), le dispositif VDHA  (lutte contre les violences, discriminations, harcèlements et agissements sexistes) ou encore le dispositif PEPS pour lutter contre la sédentarité au travail. Un bien être moral, physique et financier auquel est venu s’ajouter la découverte approfondie des divisions responsables du bon fonctionnement de son environnement de travail, que ce soit le service logistique ou le service informatique…

Les questions sont pertinentes et les conseils avisés, à l’image de ceux distillés par le service MODCOM sur le stand « communication », répondant aux demandes de cartes de signatures mails ou sur le fonctionnement du PIA. Ou encore cette belle initiative du service prévention QVCT avec la mise à disposition d’une boîte à idées dont le principe est expliqué par Carole Longechamp, chargée de mission : « Comme ils sont fraîchement arrivés, c’est l’occasion de recueillir les réflexions et leurs suggestions pour améliorer la qualité de vie au travail. » Un échange de bons procédés en somme…

Des stands où l’on apprend toujours quelque chose… même ceux qui pensaient bien connaître le rectorat découvrent des informations utiles. C’est le cas du côté des actions sociales où Morgane est surprise d’apprendre qu’elle peut prétendre à obtenir une bourse pour sa fille. La DIL, elle, livre pléthore de données pertinentes, chiffres à l’appui : « Nous sommes composés de différents pôles aux missions variées, le pôle maintenance (intervention dans les 5 sites du rectorat, soit 14500 m2 et 16 CIO), pôle achat académique (budget de fonctionnement d’ 1,5 millions d’euros), pôle accueil standard, (100 000 appels par an, soit une moyenne de 450 appels par jour), le pôle archive (2 600 mètres linéaires à gérer),le  pôle reprographie (7 millions de copie par an dont 5 millions d’examens et de sujets), le pôle courrier (55 000 envois par an) et le pôle entretien (4 600 m2 d’entretien quotidien) ».

Une animation à laquelle s’invitait Madame la secrétaire générale Jannick Chrétien, accompagnant avec bienveillance les nouveaux personnels, à l’image de cette discussion avec une délégation savoyarde soucieuse des responsabilités liées au poste : « C’est normal cette incertitude, c’est le début. Il ne faut pas hésiter à échanger avec les autres services pour recueillir de précieux conseils, un simple SMS peut bien aider. »

Temps institutionnel pour conclure !

Les stands visités et rangés, la dernière heure de l’après-midi était consacrée à une présentation de l’institution Éducation nationale, et les bonnes pratiques inhérentes à la fonction. Sous la houlette de Madame Jannick Chrétien et les secrétaires générales adjointes, les nouveaux arrivants étaient informés des différentes dispositions administratives relatives à leur statut, le tout complété par un focus sur le dispositif VDHA animé par Damien Rivollier.

Un temps d’échange riche et productif ponctué par un discours de clôture de l’organisateur de cette belle journée, Bruno Leportier qui réserve une dernière surprise à l’ensemble des invités, la tenue prochaine de séminaires en distanciel en ciblant sur des thèmes bien précis : messagerie académique, télétravail… afin de se saisir le plus rapidement possible de l’ensemble des outils mis à disposition des personnels.

De quoi satisfaire encore davantage l’ensemble des nouveaux arrivants, emballés par cette journée instructive et bienveillante, pleinement réussie. Les connaissances sont aiguisées, la prise de fonction sera ainsi facilitée. Une journée résumée par ces quelques mots de Katlyn : « C’était très intéressant et super cool de visiter le rectorat, de découvrir la face cachée des services. Cela permet de mettre en perspective notre prise de poste. C’était une journée très sympa où l’on a également pu mettre des visages sur des noms, ça compte aussi. »

Une journée pour démontrer, s’il le fallait, l’engagement de l’académie de Grenoble pour le bien-être de ses personnels. Et encore, ce n’est qu’un début…