Vous pouvez consulter vos messages quel que soit l'endroit où vous vous trouvez, du moment que vous avez un accès à internet, via le webmail (webmail.ac-grenoble.fr). Soyez donc attentifs et adoptez quelques gestes barrière pour donner un bol d’air à votre boite mail.
Comment gérer ma boite mail par le vide ?
C’est la zen attitude tendance feng shui : vous avez traité le mail, vous n’en avez plus besoin.
Une boite de réception vide, ça veut dire que vous avez fait tout ce qu’on vous demandait !
Exemple, je reçois un message de mon chef avec un tableau à remplir :
- J’enregistre le fichier excel qui est en pièce jointe
- Je le renseigne
- Je le renvoie en répondant au message d’origine
- Je peux alors supprimer le message dans ma boite de réception, il ne sert plus à rien
- En effet, ma réponse contient le message d’origine et le résultat de mon travail
Pensez également à vider régulièrement votre boîte d’envoi des anciens messages dont vous n’avez plus besoin. Ceux-ci sont également comptabilisés dans le remplissage de votre messagerie.
Comment envoyer un fichier lourd ?
Si vous avez un gros fichier à envoyer, pensez à des solutions alternatives plutôt que de faire transiter d’énormes quantités de données qui vont encombrer les réseaux et les boites mail.
- Si le fichier est déjà disponible sur un site, j’insère le lien dans mon mail plutôt que de mettre une pièce jointe
- Je peux utiliser des solutions de partage comme Filesender
Comment gérer les pièces jointes reçues ?
Je reçois des mails pour information avec des pièces jointes :
- Je les lis
- J’enregistre les pièces jointes dans un répertoire sur mon ordinateur si je veux les conserver
- Je tiens un bloc-notes avec toutes les informations pour ne rien oublier (sous Word par exemple pour avoir des titres, un sommaire, un enrichissement typographique)
- Je peux même faire des copier-coller du message vers mon bloc-notes
- Je supprime le message reçu
Les messages supprimés sont-ils toujours stockés ?
Comme au bureau, les messages supprimés restent par sécurité dans la corbeille pendant une période de trois mois.
Faites un clic droit sur le dossier « Corbeille » et choisissez « Vider la corbeille » pour retrouver de l’espace.
Solidaire et équitable
OK, vous avez bien suivi tous ces conseils, mais il faut aussi que vous pensiez aux autres. Tout ce que vous envoyez va forcément se retrouver dans des boites mail !
A qui envoyer mon mail ?
Quand on est au bureau, on ne prend pas garde, mais on envoie facilement nos messages à tout un tas de destinataires. Posez-vous la question : tous les membres de la liste ont-ils un besoin impérieux de recevoir ce mail ?
- Je peux choisir de n’envoyer qu’à un certain nombre d’adresses mail nominatives.
Comment transférer un mail sans encombrer ma boîte ?
Vous avez reçu un message, votre collègue ou collaborateur est en copie. Pour lui demander de traiter le dossier, ne lui transférez pas le message d’origine avec sa grosse pièce jointe, il l’a déjà !
Faites un nouveau mail en lui rappelant que c’est à lui de traiter. Ou transférez lui le message d’origine, mais en supprimant la pièce jointe.
Comment diminuer le poids de ma signature ?
Vous avez remarqué que lors de longs échanges, il y a plusieurs fois toutes les signatures de tout le monde dans les mails.
Si vous regardez attentivement, cela prend plus de place que le texte lui-même !
Vous pouvez vous permettre de supprimer toutes les signatures sauf une, lorsque vous répondez ou transférez un mail surtout si elles sont sous forme d’image.
En cette période particulière, vous pouvez également transformer le format de votre signature pour la rendre moins lourde. Dans le menu Options, cliquez sur « Identités » puis « Compte local », ajoutez le texte de votre signature en format Texte et sélectionnez « Ajouter ma signature à chaque message composé » validez en cliquant sur « enregistrer mes préférences » en bas à droite.
> A consulter également si vous utilisez Thunderbird sur votre ordinateur
Mise à jour : avril 2021
