Votre messagerie est configurée sous Thunderbird, vous avez alors toute latitude pour économiser de l’espace dans votre messagerie.
Comment faire le vide dans ma messagerie ?
Il existe dans votre mail Thunderbird un endroit nommé « Dossiers locaux ». Tout ce que vous y mettez n’encombre pas votre boite mail.
Pensez donc à y mettre tous vos messages lus, traités, envoyés… Tant que vous avez votre ordinateur professionnel avec vous, vous pourrez accéder librement à cet espace de stockage bien pratique qui libère la place si précieuse dans votre boite. Toutefois il n’y a pas de sauvegarde des mails des « dossiers locaux » sur les serveurs académiques.
Comment archiver automatiquement mes courriels ?
Vous pouvez archiver dans « Dossiers locaux » tout un tas de messages en un clic, et en plus ils seront bien rangés !
Vous pouvez demander à votre ordinateur de classer par année, par mois, par dossier, les trois en même temps… Dans le menu Outils, choisissez « Paramètres des comptes », cliquez sur « Copies et dossiers » sous le nom de votre compte (prenom.nom@ac-grenoble.fr). Dans « Archives des messages » cochez « Conservez les archives dans : » et choisissez « Dossiers locaux ». Cliquez sur le bouton « Option d’archivage » et choisissez l’organisation qui vous convient (un simple dossier Archives, un dossier par année, un dossier par mois). Si vous cochez la case « Conserver la structure… », les dossiers dans votre boite de réception seront recréés dans les archives.
De retour dans votre courrier, vous pouvez maintenant, d’un clic, envoyer les messages dans vos archives. Sélectionnez un ou plusieurs messages, dans n’importe quel dossier.
Pour effectuer le déplacement vers les archives, plusieurs possibilités :
- Clic droit et choisissez Archiver
- Menu « Messages » et choisissez « Archiver »
- Raccourci clavier : appuyez sur la touche
A(majuscule)
Attention : les messages enregistrés dans les « Dossiers locaux » ne sont pas enregistrés sur les serveurs académiques.
Comment envoyer un fichier lourd ?
Si vous avez un gros fichier à envoyer, pensez à des solutions alternatives plutôt que de faire transiter d’énormes quantités de données qui vont encombrer les réseaux et les boites mail.
- Si le fichier est déjà disponible sur un site, j’insère le lien dans mon mail plutôt que de mettre une pièce jointe
- Je peux utiliser des solutions de partage comme Filesender
Comment diminuer le poids de ma signature ?
Vous avez remarqué que lors de longs échanges, il y a plusieurs fois toutes les signatures de tout le monde dans les mails.
Si vous regardez attentivement, cela prend plus de place que le texte lui-même !
Vous pouvez vous permettre de supprimer toutes les signatures sauf une, surtout si elles sont sous forme d’image.
En cette période particulière, vous pouvez également transformer le format de votre signature pour la rendre moins lourde. Pour ce faire, vous pouvez la mettre en format html. Dans le menu Outils choisissez « Paramètres des comptes », cliquez droit sur votre compte puis désélectionnez « Apposer la signature à partir d’un fichier » pour remplir avec le texte désiré (à l’identique de votre carte de visite) dans « Texte de signature », cochez « Utiliser HTML (par ex, bold) », validez en cliquant sur « Ok » en bas à droite.
Que faire de la corbeille et des indésirables ?
On n’y pense pas toujours, mais les messages supprimés sont conservés dans un dossier « Corbeille » afin de rattraper une suppression trop hâtive. Pensez à utiliser l’option « Vider la corbeille » de temps en temps pour gagner de l’espace (même si celle-ci est vidée automatiquement au bout de trois mois).
Certains messages abusifs ou frauduleux sont parfois déplacés automatiquement dans un dossier « Indésirables ». L’ordinateur n’étant pas infaillible, il est possible que des messages légitimes y atterrissent. Pensez à consulter ce dossier et à supprimer tous les messages non désirés.
Mise à jour : avril 2021
